تُعدّ مهارات التواصل الجيدة من المهارات المهمة جداً في العمل، ويُعتبر البريد الالكتروني أو الـ Email من أهم وسائل التواصل الكتابية اليوم، خصوصاً مع التقدّم التكنولوجي، وغالباً ما يكون الهدف منه نقل المعلومات ومطالبة المستلم باتخاذ إجراء معيّن، ويعتمد أسلوباً منسقاً ومصمّماً لأخذ الاستجابة المتوقعة من المستلم.

نقدّم لكم في هذا الفيديو نصائح وخطوات لكتابة رسائل بريد إلكتروني مهنية وفعالة للعمل.

لكتابة رسائل بريد إلكتروني مهنية وفعالة للعمل، اتّبع/ي هذه الخطوات:

أولاً: اختر/اختاري موضوعاً واضحاً. الموضوع هو الـ Subject، وهو ملخص موجز عن موضوع بريدكَ الالكتروني، ومن المهم أن يكون واضحاً ومحترفاً للتأكد من أن المستلم سيعرف الهدف من البريد الالكتروني، لهذا السبب من الأفضل أيضاً أن تكون/ي مباشراً وواضحاً.

ثانياً: إلقاء التحية. يجب أن يبدأ أي بريد إلكتروني بتحية احترافية، تكون مختصرة وتذكر المستلم باسم عائلته. إذا كنت لا تعرف/ين اسم المستلم، بإمكانك استخدام لقبه المهني.

ثالثاً: صلب الموضوع. لتبدأ/ي بكتابة موضوعك، عليك أن تعرف/ي أولاً الهدف من بريدكَ/كِ والتفاصيل التي تريد/ين ذكرها. احرص/ي على أن تكون لهجتكَ/كِ متوافقة مع الشخص أو الأشخاص الذين تقوم/ين بإرسال البريد الالكتروني إليهم. عليكَ/كِ أن تكون/ي رسمياً/ةً وجدياً/ةً في معظم رسائلك، لكن يمكن أن يكون موضوعكَ/كِ أقلّ رسمية وأكثر ودية إذا كنتَ/تِ تقوم/ين بإرسال بريد إلكتروني لأحد زملائك أو أصدقائك.  إجعل/ي موضوعك مختصراً قدر الإمكان، وتجنّب أن تكون رسالتك طويلة كثيراً وصعبة للقراءة واستخدم جملاً بسيطة وقصيرة.

رابعاً: الختام، وهو السطر الأخير من بريدك الالكتروني قبل توقيعك، وهو الذي تختم فيه رسالتك. وفي هذا السطر، تقوم/ين باختصار وتأكيد الطلبات التي ذكرتها بنص رسالتك.

خامساً: التوقيع. يُعتبر خط توقيع بريدك الالكتروني كبطاقة عمل. يتضمّن التوقيع الاحترافي عادةً، تحية إغلاق رسمي، اسمك، لقبك المهني، اسم شركتك، ومعلومات الاتصال الخاصة بك. ويمكن أن يتضمّن توقيعك المهني وشعار شركتك أو صورتك.

سادساً: التدقيق. بعد الانتهاء من كتابة بريدك الالكتروني، يجب أن تكون رسالتك خالية من الأخطاء، لذلك قم بالتأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية، أو في تركيبة الجملة، قبل أن تقوم/ي بإرسال بريدك الالكتروني. وتأكد/ي من تضمين الملفات التي ذكرتها في رسالتك.

حاول/ي أن تفكر/ي كأنك الشخص الذي يقوم باستلام الرسالة، وتأكد/ي من استخدامك للأسلوب المناسب.

سابعاً: المتابعة. يتلقّى الكثير من الأشخاص العديد من الرسائل الالكترونية يومياً، وقد لا يتنبهون لبريدك أو لا يتذكرون الردّ عليه. إذا لم يأتك ردّ المستلم خلال يومين، فكّر/ي بالتواصل مرة ثانية برسالة بريد إلكتروني لمتابعة ودية.